Parler de l’assistante, de son travail et de son rôle dans une structure de chirurgie esthétique c’est décrire toute l’organisation du cabinet et de son fonctionnement : elle est le contact permanent du début à la fin. C’est le premier contact que vous aurez lors de la prise de rendez-vous ou à votre arrivée au cabinet.
Nous nous sommes glissés dans la peau de Stéphanie, une des trois assistantes au Cabinet du Dr Aknin, le temps d’une journée.
Arrivée au cabinet un peu avant 9h afin de profiter du calme ambiant, préparer le cabinet à l’accueil des patients (musique douce, diffuseur de parfum, vérification de la température…), sans oublier un bon petit café pour bien démarrer la journée, c’est le moment est l’occasion de faire le point sur la journée passée et celle à venir, d’échanger avec toute l’équipe et le docteur.
La journée peut enfin démarrer.
Après avoir installé la première patiente en salle d’attente, Stéphanie va répondre aux premiers appels de la journée :
- prise de rendez-vous,
- questions générales et administratives après la consultation,
- préparation et envoie des dossiers préopératoires.
Elle doit savoir répondre à toutes les questions possibles, notamment aux patientes qui appellent pour des questions personnelles et des questions post-opératoires.
Une assistante médicale n’est pas qu’une secrétaire, comme on pourrait le penser. Son rôle ne s’arrête pas à la réception d’appels téléphoniques et à la prise de rendez- vous. Elle doit être formée médicalement afin rassurer les patients, les orienter… elle est également le premier contact entre le cabinet médical et les autres professionnels de santé (confrères médecins, anesthésistes, cliniques, et pharmaciens…) et autres partenaires de santé (mutuelles et sécurité sociale pour les patients dont la prise en charge est possible).
Nos supers assistantes sont d’ailleurs toutes formées au bloc opératoire pour observer les différentes interventions pratiquées par le Dr Aknin, les comprendre, afin d’encore mieux en parler et de les expliquer.
La première patiente sort de sa consultation, Stéphanie va l’accueillir dans son bureau. Ce moment privilégié avec les patients va être l’occasion de réexpliquer, discuter des interventions, rassurer…. et tout ceci dans un cadre intime et préservé ou le respect de la confidentialité est maître mot.
C’est elle qui donnera les premiers documents relatifs à l’intervention et rédige le devis.
Ainsi la journée se poursuit entre rendez-vous chirurgicaux et rendez-vous de médecine esthétique ou certes les actes sont moins “lourds”, ils ne nécessitent pas pour autant moins de conseils post-acte ou une prise en charge différente. Chaque acte, qu’il soit chirurgical ou médical nécessitera un accompagnement :
- des mises en garde,
- des précautions à prendre,
- des explications,
- un consentement éclairé
- …
Entre deux patients et les appels téléphoniques, Stéphanie répond avec soins aux différents mails. En effet, les mails permettent de contacter le cabinet tout au long de la journée, le week-end et les jours fériés en cas d’interrogations, d’inquiétude, de doutes….
Les assistantes et le Dr Aknin ont à cœur de toujours répondre aux patients et dans les plus brefs délais afin que l’accompagnement et le suivi soient les meilleurs possibles.
Outre les patientes du jour, Stéphanie a souvent au téléphone dans la journée, les patients qui vont être opérées pour les dernières recommandations, les patients qui viennent d’être opérées pour prendre de leurs nouvelles….
Les échanges avec le Dr Aknin sont essentiels au cours de la journée. En effet, la communication reste un élément clé pour une prise en charge optimale. Et puis, après plus de 10 années à travailler ensemble, inutile souvent de beaucoup parler pour se comprendre.
En fin de journée, Stéphanie prend soin de laisser des notes à ses collègues assistantes afin qu’elles soient au courant des dernières avancées, des choses à faire en priorité…
La communication, nous ne le répéterons jamais assez, est le secret d’une meilleure prise en charge.
Il est temps pour notre chère Stéphanie, après une journée non pas des moins sportives, de rentrer chez elle retrouver les siens et puiser cette énergie qui la caractérise tant.
Merci à Stéphanie et à toute l’équipe qui fait fonctionner ce cabinet !
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